A partir de agosto deste ano, as empresas que utilizam dados pessoais de terceiros no Brasil poderão ser multadas em até R$ 50 milhões, caso não se adaptem às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A dificuldade para adequação à nova legislação tem sido um desafio maior para os pequenos empreendedores, considerando a impossibilidade de contratar empresas especializadas para essa finalidade.
A LGPD exige que haja um controle e uma transparência maior sobre os dados pessoais de terceiros, tais como nome, endereço, telefone e e-mail. As empresas que atuam no ambiente virtual devem tomar cuidado redobrado, considerando que na internet é possível coletar dados em volumes significativos por meio de formulários, documentos, cadastros, leads, entre outros.
Uma dica importante para os pequenos empreendedores é a organização de dados coletados utilizando a planilha do excel. Nestes casos, é recomendável que os dados sejam armazenados em nuvem (Google Drive, One Drive ou Dropbox). Isto possibilita o acesso em qualquer lugar e, visando a proteção dos dados, é possível restringir a permissão apenas à funcionários autorizados.
Soluções
Se o empreendedor optar pela utilização de sistemas mais elaborados, uma boa opção são os CRM (Customer Relationship Management). Estes softwares ajudam na coleta e armazenamento de informações, além de auxiliar no relacionamento com o cliente. Há várias opções gratuitas na internet, e na versão paga, o preço varia de acordo com as funções oferecidas. Outra opção, é a plataforma CI Digital da Rede Participar Brasil de Tecnologia.
“Através da nossa ferramenta, os usuários podem armazenar arquivos em nuvem na opção do Cloud Box e realizar toda a tramitação das atividades internas da empresa por Ticket entre setores e, também, o atendimento de solicitações externas de clientes e fornecedores”, diz Jackson Pereira Jr., diretor de expansão da empresa.
Monitoramento
A atenção às novas normas deve ser contínua. O empreendedor deve monitorar os processos estabelecidos para saber se estão funcionando de verdade e corrigir as falhas, impedindo um eventual vazamento. Nesse sentido, também é importante contar com um bom antivírus, para evitar que os sistemas de armazenamento sofram uma invasão.
Também é necessário entender quem são os agentes de tratamento de dados, citados na LGPD. Toda empresa deve definir um Controlador, que toma as decisões sobre o tratamento dos dados pessoais; um Operador, que realiza o tratamento de dados em nome do controlador; e um Encarregado – que é o principal responsável pela proteção dos dados e o elo da empresa com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
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