O compliance vem do termo em inglês “to comply” que, em tradução livre, significa “cumprir normas”. Quando se trata de condomínios residenciais, o programa de compliance e as auditorias podem evitar diversos tipos de fraudes. Ou seja, é uma alternativa para otimizar  a rotina do síndico e seguir, não só as regras dos condomínios, mas também as leis. 

Segundo Cláudio Marson, Head de Consultoria Empresarial e Auditoria no Grupo IAUDIT, as fraudes podem causar grandes prejuízos para os condomínios: “Ao realizar uma auditoria preventiva mensalmente é possível detectar e sinalizar ao corpo diretivo as não conformidades em vigência. Além da auditoria preventiva conseguir detectar o problema, o ideal é que os condomínios possuam uma assessoria no que diz respeito à compliance e implementação de boas práticas, de modo a minimizar o risco que irregularidades, intencionais ou não, possam acontecer”, explica.

Além disso, dar mais transparência e autonomia para conselhos e comitês de condôminos é essencial para a convivência e o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Porém, também existem desafios na hora de implementar o compliance em condomínios residenciais. 

O programa de compliance é estruturado com a implementação de políticas internas, auditorias, aplicação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), Canal de Denúncias e background check – checagem de antecedentes de colaboradores e prestadores de serviços. Sendo assim, é uma forma de garantir que os condomínios estejam em conformidade com as leis e prevenindo que fraudes aconteçam.

“O principal desafio é convencer um grupo de moradores que muitas vezes pensam diferente e possuem prioridades diferentes, rumo ao entendimento de que quando implementamos um programa de compliance, além da conformidade com as leis, estamos também auxiliando a reduzir custos e aumentando as receitas do condomínio. Por consequência, isso gera uma melhora significativa no caixa e na estrutura e serviços do condomínio”, comenta Marson.

De acordo com o especialista, nem todos os condomínios realizam a auditoria preventiva/mensal, da forma que deveria acontecer. Como o próprio nome já diz, a auditoria preventiva serve para prevenir que erros ou até mesmo crimes, intencionais ou não, sejam levados adiante mês a mês ou até durante anos. 

Saiba prevenir fraudes em condomínios

Existem algumas etapas que podem ser seguidas para adotar boas práticas em condomínios residenciais, a primeira, por exemplo, é a aprovação integral ou parcial de um programa de compliance na assembleia condominial. 

Após isso, uma equipe de especialistas inicia o estudo das vulnerabilidades de condomínio e, em uma segunda etapa, realiza o planejamento para implantação do serviço contratado, seja ele um programa de compliance completo ou somente o canal de denúncias, auditoria preventiva ou a checagem de antecedentes. Dessas etapas, o canal de denúncias é essencial.

“Com certeza, o Canal de Denúncias é um dos pilares de um Programa de Compliance, além de ser uma forma de passar mais confiança para que os moradores e terceiros possam denunciar qualquer irregularidade de forma anônima ou não. O serviço possui a opção de anonimato nos relatos”, exemplifica o especialista.

No entanto, a auditoria preventiva é a melhor opção para se antecipar a qualquer desvio de conduta ou problema que venha a acontecer, segundo Marson. Com as auditorias sendo feitas mês a mês, é mais difícil que algum problema aconteça em relação a fraudes ou desvios de conduta e, em caso de ocorrer, esta auditoria detecta muito mais rápido do que uma auditoria de período/retroativa. 

“Com a auditoria sendo feita mensalmente e um programa de compliance, é possível prevenir fraudes, desvios de conduta e ética, abusos, importunação dentro do condomínio, roubos, assédios, entre outras situações”, finaliza ele.