Um levantamento feito pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, mostrou que até 20% dos pedidos de reembolso no primeiro semestre de 2024 violaram as regras internas das empresas. Esses problemas incluem atrasos na prestação de contas, gastos acima do limite, pedidos duplicados e falta de comprovantes. Em empresas com 10 mil colaboradores, que gastam cerca de R$ 6 milhões por mês com despesas corporativas, essas falhas podem representar até R$ 1,2 milhão fora das normas.
Impacto das Violações de Regras
Quando os reembolsos não seguem as regras, as empresas adotam diferentes medidas. Algumas informam o colaborador para evitar erros futuros, enquanto outras não reembolsam despesas fora das normas. Há também casos de demissão, como o ocorrido recentemente no Itaú Unibanco, que dispensou Eduardo Tracanella, Diretor de Marketing (CMO), após reincidências de uso inadequado do cartão corporativo. No caso de gastos com cartões corporativos, valores acima do limite podem ser descontados do salário ou exigidos como ressarcimento.
Esses erros também podem indicar uso indevido dos cartões corporativos. As penalidades incluem advertências, reembolsos à empresa, suspensão ou cancelamento do cartão, e até demissão. Políticas claras ajudam a reduzir esses problemas.
Como o Cartão Corporativo Facilita a Gestão
O cartão corporativo é uma ferramenta que ajuda as empresas a controlar os gastos de colaboradores e prestadores de serviços para efeito de reembolso corporativo. Ele pode ser de débito ou crédito e está vinculado ao CNPJ da empresa, não ao CPF.
Benefícios do cartão corporativo:
- Centraliza todas as despesas em um único lugar;
- Permite identificar padrões de gastos;
- Separa as contas pessoais das contas da empresa;
- Torna mais fácil fazer a contabilidade.
O cartão pode ser usado para viagens de trabalho, compra de materiais, serviços terceirizados, almoços com clientes e outras despesas. Existem diferentes tipos, como pré-pago, pós-pago e fornecedor.
Soluções para Evitar Gastos Indevidos
Aldo Caterina, diretor-geral da Flash, afirma que investir em governança e tecnologia é essencial para prevenir prejuízos financeiros com os reembolsos corporativos.
“Erros na prestação de contas geram passivos financeiros e perda de tempo. Com processos automatizados e ferramentas inteligentes, é possível reduzir essas falhas e garantir mais eficiência”, explica Aldo.
Medidas recomendadas:
- Políticas claras: Explique as regras de reembolso, incluindo limites e prazos.
- Automatização de processos: Use sistemas que identifiquem erros antes da aprovação.
- Cartões inteligentes e ou virtual: Configure limites e categorias permitidas para gastos.
- Auditorias regulares: Revise os gastos periodicamente para encontrar padrões de erro.
- Comprovantes digitalizados: Solicite comprovantes digitalizados para facilitar a verificação.
“Com tecnologia e boas práticas, é possível reduzir irregularidades e fortalecer a governança corporativa”, conclui Aldo.
Benefícios da Tecnologia na Gestão de Despesas
Usar tecnologia garante mais transparência e controle. Empresas podem configurar limites diários, semanais ou mensais nos cartões corporativos, além de definir quais categorias de gasto são permitidas. Essas medidas evitam erros e aumentam a segurança financeira nos reembolsos corporativos.
Ao adotar essas soluções, as organizações reduzem custos e promovem responsabilidade entre os colaboradores, melhorando a eficiência dos processos internos.
