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Alerta aos processos, ferramentas de gestão e indicadores! Eis um caminho para a redução de Custos e de Despesas e para outras vias de Otimização de Resultado – Por Carlos Barbosa

*Coluna por Carlos Barbosa, 17/05/22

Reduzir Custos e Despesas é um pensamento recorrente nos negócios, sendo algo compreensível quando se objetiva a continuidade e crescimento das relações de mercado. A restrição de verba é uma das formas de reduzir tais gastos, mas nem sempre ela é uma tarefa simples de se definir e pode nem mesmo ser a decisão mais adequada para a redução de Custos e Despesas, ou ainda para a melhoria do Resultado do negócio. Várias são as formas de se alcançar a Otimização de Resultado: pelo Controle Orçamentário, pelo tratamento do Nível de Serviço ao Cliente, pela Gestão do Fluxo de Caixa ou pela Inovação, dentre muitas outras formas para o atendimento desse objetivo.

O Controle Orçamentário é uma ferramenta de gestão amplamente usada nas empresas como forma de alinhar a rotina de gastos e receitas às definições do Planejamento Estratégico. Faz-se uso de Indicadores de Desempenho (KPI – key performance indicator) como sinalizadores do nível desse alinhamento, ou seja, revela-se a direção que a empresa está tomando e a compara à que fora planejada. A ferramenta do Controle Orçamentário conduz os gestores para a otimização da estrutura de Custos e Despesas, para a redução do Ponto de Equilíbrio, para a maximização de lucro, dentre outros benefícios. O Orçamento (Budget) ainda possibilita o uso de Modelagens Financeiras, ou seja, alterações das diversas variáveis orçamentárias, em busca do melhor cenário que resulte em relatórios econômico-financeiros mais alinhados com as Premissas Estratégicas. Caso o Orçamento seja aplicado sob os pressupostos do OBZ (Orçamento Base Zero), isso adiciona mais força à capacidade de alcançar as definições do Planejamento Estratégico. Tal afirmação decorre do fato do OBZ ter como premissa a revisão constante dos processos, a revisão do custo de cada atividade, além da separação dos custos/despesas essenciais daqueles custos/despesas não essenciais, separação essa fundamental no momento da decisão do custo que deve ser reduzido ou eliminado.

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Encantar o Cliente deve ser o objetivo principal de um negócio, pois dele depende toda a Continuidade da empresa, e é nessa direção que se concentra um complexo conjunto de variáveis que devem ser tratadas para atender às expectativas de custos/preços, qualidade, atendimento, dentre outras. Dentro desse contexto é que se compreende que, apesar da redução de Custos ser uma busca constante nas empresas, existem outras variáveis, relacionadas ao Atendimento ao Cliente que, se bem trabalhadas, podem ser tão compensadoras quanto a capacidade de reduzir Custos. É esse atendimento que denominamos de Nível de Serviço ao Cliente e a sua percepção é obtida através da análise dos Fatores que agregam valor às transações de um negócio como: Disponibilidade de Estoque, Desempenho Operacional, Confiabilidade e Marketing. Para se medir o fator da Disponibilidade de Estoque pode-se checar, dentre outras medidas, a frequência de falta de estoque e a expedição de pedidos completos, ambas associadas às políticas de Compras e Transporte. Quando estas medidas são bem geridas ajudam na redução da necessidade de recursos financeiros. Para se medir o fator do Desempenho Operacional pode-se acompanhar a velocidade de atendimento, a consistência dos tempos médios das atividades, a flexibilidade para situações imprevisíveis e o nível de falhas dos processos, tudo isso que acaba por criar valor ao negócio e satisfazer o cliente. A medição do fator da Confiabilidade oferecida é verificada pela manutenção de uma padronização de qualidade do produto/serviço, ou ainda pela qualidade da informação acerca do produto/serviço oferecido. E para se ter noção do impacto do fator do Marketing pode-se checar o ponto de distribuição, o preço, o valor da empresa e a sua história, variáveis que conferem personalidade ao negócio. A otimização de todas as medidas citadas, constantes nos quatro fatores (Disponibilidade, Desempenho, Confiabilidade e Marketing), todas elas conduzem à elevação do Nível de Serviço ao Cliente, o que resulta em uma melhoria do Resultado do negócio, seja através de redução dos Custos, ou mesmo através da retenção e aquisição de novos clientes.

A Gestão do Fluxo de Caixa, entendido como o processo de monitoramento das entradas e saídas de recursos financeiros de alta liquidez, se apresenta como mais uma forma de otimizar o uso dos recursos, que em última análise pode ser vista também como uma busca pela redução de gastos (custos e/ou despesas). O encurtamento do Ciclo Econômico (tempo entre a Aquisição da Mercadoria/Insumo e a Baixa do Produto/Mercadoria por Venda) ajuda a reduzir o custo com Estocagem. A diminuição do Ciclo Financeiro (tempo entre o Pagamento a Fornecedor e o Recebimento de Cliente) é fundamental para a redução da Necessidade de Capital de Giro (NCG), o que contribui para a redução do custo financeiro junto aos bancos. Negociar postergação de pagamento a fornecedores, negociar antecipação de recebimento de clientes e elevar o Giro de Estoque (renovação) são estratégias que devem ser definidas conjuntamente com as estratégias de Vendas, pois essa associação gera saúde financeira, através da diminuição da NCG. Ademais, as taxas de juros bancários devem ser revisadas sempre que possível, na busca da constante redução de Custos. Vale ainda salientar a importância de evitar recorrentes tomadas de empréstimos para quitar dívidas vencidas, uma vez que essa atitude retrata apenas uma troca de uma dívida pela outra, e que certamente só irá piorar a situação financeira.

Uma outra maneira de se perseguir a redução de Custos, a melhora ou a manutenção dos Resultados é pela prática da Inovação. Pode-se entender Inovação como sendo o ato de dar a um recurso a capacidade de ter propósito, gerando riqueza. Várias são as oportunidades que aparecem para promover a Inovação. Uma delas pode ser apontada nos fatos inesperados observados em um negócio, os quais devem ser aproveitados para análise e interpretação, mas nunca desprezados ou rejeitados, pois ali pode estar uma descoberta de cenário propício para o crescimento econômico-financeiro. Uma outra oportunidade para a Inovação é a percepção de uma incongruência, causada por um evento, que deveria gerar um determinado resultado e acabou gerando um em sentido contrário. Certamente existe um motivador omisso que precisa ser descoberto, ou seja, é uma nova oportunidade de se perceber melhorias. A Inovação ainda pode ser percebida pela necessidade de mudar um processo, aperfeiçoando-o, substituindo o seu ponto de restrição e adicionando novo conhecimento, o que certamente gerará redução de Custos. Ficar atento à necessidade de mudança na estrutura do negócio pode ser uma grande oportunidade de Inovação no mercado, pois é sempre importante estar disposto e preparado para abandonar caminhos que parecem seguros no atual momento em prol de uma reinvenção que trará maior sustentabilidade do negócio por mais tempo. Afinal, é comum as empresas estabelecidas verem as oportunidades de mercado como ameaças enquanto os agentes de mercado ainda não estabelecidos veem-nas como oportunidades.

Considerando tudo aquilo mencionado até aqui, pode-se afirmar que, compreender os processos de uma empresa é crucial para se perceber as oportunidades de melhorias de Custos e Despesas. Ademais, saber fazer uso de ferramentas financeiras de gestão e de aplicar indicadores de desempenho é chave para a otimização de Resultado. Quando estes três pontos são aplicados conjuntamente, isso leva a uma clareza e maturidade na gestão do negócio. Toda a gama de boas práticas mencionadas no texto, desde a Gestão Financeira e Orçamentária, permeando o nível de Serviço ao Cliente e passando pela vigilância às oportunidades de Inovação, todas elas exploram conteúdos capazes de provocar a Otimização de Resultado tanto por meio da redução de Custos e Despesas, quanto através de vias alternativas.

 

BIBLIOGRAFIA

BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. 1ª Ed. São Paulo: Atlas, 2010.

CHRISTOPHER, Martin. Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos: criando redes que agregam valor. 2ª Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2009.

DRUCKER, Peter F. Innovation and Entrepreneurship. Reprint Ed.: Harper Collins e-books, 2009.

GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. 12ª Ed.: Pearson Universidades, 2009.

**Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do ENB.

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