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Inventário de estoque como indicador de qualidade do controle da dinâmica dos processos de uma empresa – Por Carlos Barbosa

Especialista em Administração Financeira e Mestrado em Administração e Controladoria

*Coluna por Carlos Barbosa, 11/04/22

A dinâmica otimizada dos fatos envolvidos em um negócio é o que impulsiona a empresa em busca de suas metas de resultado, guiando-a à continuidade. A empresa precisa ser a imagem de um sistema ininterrupto, onde existem inputs de insumos e dados e outputs de produtos e informações, servindo assim para fins de tomadas de decisão do negócio. Em meio a esse contexto de geração e uso informativo, o Inventário físico de estoque surge como uma maneira fundamental de se manter a supervisão das movimentações de produtos e insumos, permitindo o aprimoramento dos processos, através da compreensão dos desvios de estoque. Em uma abordagem mais ampla, essa atividade de inventário de estoque conduz à qualidade do controle dos Custos da cadeia logística da empresa.

Indubitavelmente, toda empresa que deseja ter um mínimo de qualidade no acompanhamento do seu estoque precisa de um sistema que se destina a essa finalidade. No momento tecnológico que se vive, não existem motivos para se trabalhar sem esse tipo de ferramenta, considerando a disponibilidade e diversidade de preços disponíveis no mercado. Porém, há de se ressaltar que, para o sistema cumprir o seu papel, o usuário precisa dar os inputs de dados de maneira inequívoca, mantendo-se atento às ocorrências dos processos. E é nesse ponto que as informações geradas pelo sistema podem vir a ser grandes aliadas da empresa ou podem se tornar as suas maiores traidoras, quando do uso de tais informações para tomadas de decisão.

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É vital para a saúde financeira de um negócio definir responsáveis por um acompanhamento constante dos estoques. Através das equipes de controle de Estoque é que as empresas terão uma melhor compreensão do destino desse ativo. A contagem física de produtos e insumos, associada à confrontação desse resultado com o saldo registrado no sistema, gera a capacidade da empresa de perceber possíveis desvios de estoque e, a partir disso, buscar as causas desse problema. Muitos fatores podem estar por trás desses desvios, como: erros de inputs no sistema, perdas anormais do processo, subtração de insumos e produtos, problemas de aferição ou de medições quantitativas, dentre outros. Tudo isso pode conduzir a impactos no resultado da empresa, à medida em que a necessidade de ajustes de estoques geram alterações nos Custos dos Produtos.

O Inventário físico pode revelar problemas de controle do estoque, mas ele, por si só, não revela os motivadores dos problemas. Para isso, precisa-se analisar mais a fundo as movimentações de estoque de cada processo (inputs de insumos e outputs de produtos). Nas atividades rotineiras das empresas, é fácil de se deparar com falhas geradas por esquecimento de entradas de Notas Fiscais (ex.: compra de insumo e devolução de venda), com erros na emissão de Notas Fiscais de saídas (ex.: venda de produtos), com equívocos de apontamentos de Produção, com equívocos de apontamentos de Consumo de insumos e, tudo isso, gera desvio nos registros de estoque. Outra forma de geração de desvio é através de erro de cadastro de Listas Técnicas, naquelas empresas que as usam para baixar automaticamente os insumos consumidos nas Ordens de Produção. Seguindo na listagem de causas de problemas nos registros de estoque, pode-se mencionar a baixa frequência de serviços de manutenção em máquinas mensuradoras do nível quantitativo de alguma unidade de medida, como: balanças, coletores eletrônicos e outros. Como mais um fato que desencadeia problemas no estoque, cito as manobras desonestas de alguns fornecedores de insumos, ao provocar alteração nas medições quantitativas, como: adição de areia e água a cargas de insumos in natura, o que eleva o peso da carga transportada; mistura de químicos ou de água a insumos líquidos; dentre outras manobras com intuito de burlar a quantidade negociada. Há casos ainda de desonestidade em determinados conluios entre fornecedores de insumos e colaboradores da empresa compradora que, recepcionam e registram como corretas entradas físicas que não condizem com o documento fiscal, destruindo a fidedignidade da informação na empresa recebedora do estoque, logo no início da cadeia. Também menciono carregamentos de produtos em quantidades diferentes da Notas Fiscal de Venda, seja por equívoco ou por má fé. Ainda ajuda a dar robustez a essa problemática dos desvios de inventário, a falta de acompanhamento do Rendimento da Produção, problema específico das empresas industriais, pois esse indicador é capaz de mostrar a otimização do uso dos recursos no processo produtivo. Aqui vale uma análise ainda mais detalhada, pois a depender do produto gerado, as perdas do processo de produção tanto podem ser tangíveis (resíduos) quanto intangíveis (evaporação) e os níveis destas perdas precisam ser controlados, para que não haja distanciamento dos padrões normais estabelecidos na área de atuação da empresa. Para que todas essas causas de desvios de estoque sejam analisadas, necessita-se que, cada área da empresa atue, zelando pela compreensão da dinâmica dos inputs e outputs executados. Isso facilita as devidas correções de eventuais problemas de processo e consequentemente gera melhorias de desempenho financeiro.

Ante o exposto, vê-se que, várias podem ser as causas dos desvios de estoque, não se limitando ao discutido até então. Assim, como forma de entender as possíveis armadilhas na geração desses desvios, fica clara a importância do estudo dos processos da empresa. A compreensão da empresa, como um sistema integrado, permite a visualização dos motivos que provocam a supressão daquele valor que o estoque deveria gerar. Entende-se, em última análise que, o trabalho de Inventário físico de produtos e insumos acaba por entregar à empresa a capacidade de visualizar o nível de qualidade do controle dos seus processos.

** Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do EBN.

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